○島尻消防組合文書取扱規程
令和3年10月1日
訓令第6号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第29条)
第4章 文書の浄書及び発送(第30条―第38条)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第39条―第52条)
第6章 電子メール及びファクシミリの利用に関する特例(第53条―第58条)
第7章 秘密文書の処理(第59条―第63条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、島尻消防組合(以下「組合」という。)における事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。
(2) 紙文書 文書のうち、文字その他の記号等を使用して、紙の上に職務に係る事案を可視的かつ永続的状態に表示したものをいう。
(3) 電子文書 文書のうち、電磁的に記録(電子計算機〔演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。〕による情報処理の用に供するものをいう。)されたものをいう。
(4) 配付文書 組合の文書を主管する課(以下「文書主管課」という。)から、島尻消防組合消防本部の組織に関する規則(昭和51年規則第8号)に規定する課、島尻消防組合会計管理者の補助組織に関する規則(平成20年規則第2号)に規定する課及び島尻消防組合消防署に関する規程(昭和51年訓令第6号)に規定する署及び課(以下「課等」という。)の文書取扱責任者に配付された到着文書をいう。
(5) 収受文書 到着文書及び配付文書を課等の文書取扱責任者が受領し、その文書に課等の文書収受印(様式第2号)を押し、又は必要な登録をして文書の到達を確認する手続を経たものをいう。
(6) 起案文書 事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(7) 決裁文書 決裁権限を有する者の決裁を受けるべき文書をいう。
(8) 決裁済文書 決裁権限を有する者の決裁を受けたが、いまだ施行されていない文書をいう。
(9) 完結文書 一定の手続に従って施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事件の完結した文書をいう。
(10) 未完結文書 決裁、供覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了してもいまだ事件の完結しない文書をいう。
(11) 懸案文書 調査検討中又は起案中の未処理文書をいう。
(12) 移換え 当該年度の文書保管場所から前年度の文書保管場所へ移すことをいう。
(13) 引継ぎ 完結文書を一定の年限保存するため文書主管課長に引き渡すことをいう。
(14) 保管文書 完結文書で引継ぎ又は置換えに至るまでの間、課等において一定期間保管するものをいう。
(15) 保存文書 引継ぎをして一定期間保存する文書をいう。
(16) 廃棄文書 保管文書又は保存文書のうち保管期間又は保存期間を経過してその必要性がなくなったため廃棄する文書をいう。
(17) 帳票 帳簿、伝票、カード、封筒等必要事項を記入するためのフォームをいう。
(18) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じて利用し得るよう系統的に整理、分類、保管及び保存をし、不要文書として廃棄するまでの一連の仕組をいう。
(19) 総合文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。
(20) 保管 完結した文書を主管課等の事務室内のキャビネット等又は総合文書管理システムで管理することをいう。
(21) 保存 キャビネット内の紙文書を書庫内に分類整理すること又は活用頻度の低下した電子文書を電子情報処理装置から保存媒体に移して管理することをいう。
(22) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(23) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。
(24) 課長 第4号に規定する課の長をいう。
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、すべて課長が中心となり、原則として文書により行う。
2 文書事務の処理に当たっては、次に定めるところによるものとする。
(1) 文書事務は、形式・内容において正確に処理しなければならない。
(2) 文書事務は、迅速かつ能率的に処理しなければならない。
(3) 文書事務は、適法かつ妥当性のあるものでなければならない。
(4) 文書事務は、即日処理を原則とし、かつ、案件が完結するに至るまでその経過及び処理状況を常に明らかにしておかなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 消防本部総務課の長(以下「総務課長」という。)は、所管課の文書事務が適性かつ円滑に処理されるよう留意し、必要があると認めるときは、実態を調査し、又は課の長(以下「課長」という。)に対して助言することができる。
(課長の職務)
第5条 課長は、その課の文書管理者とし、常に課における文書事務が適正かつ能率的に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 文書管理者は、文書事務の適正な管理及び運営並びに指導及び改善に努め、次に定める事項を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査及び決定に関すること。
(3) 文書事務処理の促進に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 文書の整理及び保管に関すること。
(6) 文書の廃棄に関すること。
(7) 情報セキュリティに関すること。
(8) 帳票の設計、使用、改善等に関すること。
(9) 記録媒体の管理に関すること。
(10) 公文書の開示に関すること。
(11) 保有個人情報の開示等に関すること。
(12) 文書の引継ぎに関すること。
(13) その他の文書管理について必要なこと。
(文書取扱主任)
第6条 課長の文書事務を補佐させるため課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課長の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、発送及び配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務処理の促進に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(5) 文書の整理及び保管に関すること。
(6) 文書の廃棄に関すること。
(7) その他文書の処理に関し必要なこと。
(電子文書取扱主任)
第7条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)は、文書取扱主任をもって充てる。ただし、必要に応じて別に指定することができる。
(帳票等の種類)
第8条 文書の取扱いに使用する帳票等は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 文書収受印(様式第2号)
(3) 文書供覧印(様式第3号)
(4) 親展文書・電報配布簿(様式第4号)
(5) 書留文書・金品配布簿(様式第5号)
(6) 起案用紙(甲)(様式第6号の1)
(7) 起案用紙(乙)(様式第6号の2)
(8) 未処理文書調査表(様式第7号)
(9) 法令整理簿(様式第8号)
(10) 指令番号整理簿(様式第9号)
(11) 引継簿冊目録(様式第10号)
(12) 廃棄文書目録(様式第11号)
(13) 文書簿冊台帳(様式第12号)
(14) 文書借覧簿(様式第13号)
(15) 文書廃棄台帳(様式第14号)
(16) 郵便切手はがき受払簿(様式第15号)
(17) 文書の編集表紙(様式第16号の1)
(18) 文書の編集背表紙(様式第16号の2)
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第9条 組合に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、消防本部総務課(以下「総務課」という。)において受領し、総務課長が、次に掲げるところにより処理する。
(1) 書留郵便物又は現金、有価証券、物品等を添付した文書は、総務課収受印を押印して書留文書・金品配布簿(様式第5号)に記載し、受領印又は署名を徴し配布する。
(2) 管理者又は副管理者あての親展文書は、開封せずに構成市・町の秘書係に配布する。
(3) 前2号以外の文書(以下「一般文書」という。)で配布先が明らかなものは、開封せずに主管課に配布する。
(4) 一般文書で配布先が不明なものは、開封して配布先を確認し、主管課に配布する。
(総合行政ネットワーク文書の処理)
第10条 組合において受信した総合行政ネットワーク文書は、電子文書取扱主任が受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
ア 当該文書が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
(3) 受領通知を送信した総合行政ネットワーク文書について、当該総合行政ネットワーク文書の受領に係る作業が終了した旨を主管課の文書取扱主任に通知する。
2 総合行政ネットワーク文書の受信を行うために必要な手続その他の事項は、総務課長が定める。
(複数の課に関係する文書)
第11条 文書の内容が複数の課に関係するときは、関係の最も深い課を主管課とする。この場合において、主管課は、他の関係する課に対し、当該文書を供覧し、又はその写しを送付する等の措置をとらなければならない。
(所管に属しない文書)
第12条 課長は、配布を受けた文書が所管に属しないと判断するときは、その理由を付し、直ちに総務課長へ返送しなければならない。
2 総務課長は、前項の文書について、消防長の意見を聴いた上で、主管課を決定する。
(時間外に到達した文書の収受)
第13条 勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。
第3章 文書の処理
(文書の処理方針)
第14条 課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。
第15条 事案の処理は、すべて文書によるものとする。文書の起案は、「様式第6号の1及び様式第6号の2」に定める起案用紙を用いなければならない。ただし、一定の用紙又は簿冊で処理できるものはこれによって処理し、軽易なものについては文書の余白に必要な事項を記入して処理することができる。
(文書の供覧)
第16条 配布を受けた文書で主管課長が上司の閲覧を必要と認めるものは、次に定めるところにより、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(1) 「一応供覧」 文書の性質により、直ちに処理することができない場合又はあらかじめ上司の指示若しくは承認を受けて処理することが適当であると認める文書
(2) 「供覧」 別に処理を要しないで単に閲覧にとどまる文書
2 文書の「一応供覧」又は「供覧」は、当該文書の余白に「一応供覧」又は「供覧」と朱書して上司の閲覧に供することができる。
(起案文書の作成要領)
第17条 起案文書は、次に掲げるところにより、作成しなければならない。
(1) 件名、起案者職氏名、起案年月日その他必要事項を明記すること。
(2) 起案理由、経過説明及び本文の順に簡潔に記述し、関係規定その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、理由及び経過説明を省略することができる。
(3) 公用文の書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成に関しては、島尻消防組合公文例規程(令和3年訓令第5号)の定めるところによる。
(6) 文書の字句を訂正し、削除し、又は挿入するときは、それぞれの部分に押印して責任を明らかにしなければならない。
(文書の審査)
第18条 起案書は、主管係長及び課長の審査を受けなければならない。
(1) 起案書各欄の記入事項について
(2) 文体について
(3) 用字及び用語について
(4) 書式について
(5) 法令、条例及び規則その他の例規との適合について
(6) 予算措置について
(例規等の審査)
第19条 条例、規則、訓令及び規程形式を用いる告示、要綱等の案は、主管課長の決裁後、別に定める島尻消防組合例規審議委員会規程(令和2年訓令第2号)により審査を受けなければならない。
(決裁区分)
第20条 起案文書には、島尻消防組合事務決裁規程(令和3年訓令第7号)の定めるところにより、次の決裁区分を表示しなければならない。
甲 正・副管理者の決裁を受けるもの
乙 消防長の決裁を受けるもの
丙 次長及び会計管理者の決裁を受けるもの
丁 署長及び課長の決裁を受けるもの
2 専決により、管理者の決裁を要しない起案は、管理者決裁欄に「専決」と表示し、その専決の内容により不要欄を斜線(左上から右下へ)で抹消すること。
(回議の順序)
第21条 起案文書は、当該文書の決裁区分に従い、関係課員、主査、係長、課長補佐、主幹、副参事、主管課長、連絡調整に関する事務を担当する関係職員及び課長、署長、次長、消防長、副管理者、管理者の順に回議しなければならない。ただし、人事に関する文書で機密を要するものについては、この限りでない。
2 会計管理者の決裁を要する場合は、署長の次に回議し、その後、前条の順序により回議すること。
(合議)
第22条 起案文書の内容が他の課に関係のあるものは、次の要領により合議しなければならない。
(1) 他課に関連のある文書は、主管の課長を経て、関係課の合議を終えた後、消防長に提出すること。
(2) 合議は、関係の深い課から順次行うものとし、起案用紙にはその順に合議先を表示すること。
2 合議を受けたときは、直ちに同意、不同意を決定するように努め、合議事項に関して異議があるときは、主管の課長と協議し、なお意見が合致しないときは、上司の指揮を受けるものとする。
3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課長名の上に「要再回」と朱書するものとする。
4 前項の規定により再回を求められた合議文書は、決裁を受けた後、直ちに当該課長にその結果を連絡しなければならない。
(総務課における文書の審査)
第23条 対外文書で管理者の決裁を受けるものは、消防長への回議を経た後、総務課の文書審査を受けることができる。
2 総務課における文書審査は、起案の趣旨に反しない範囲で行うものとし、訂正することにより文意を変えてはならない。
3 文書審査の結果、訂正する箇所が多い場合は、総務課長は文書を起案者に返付し、再度起案させなければならない。
(持ち回り決裁)
第24条 起案文書のうち、重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは、責任者が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(後閲)
第25条 回議を受けた文書を上司不在のため、代決したときにおいて必要と認めたものは、代決者が上司の決裁欄の上に「後閲」と明記するものとする。この場合、起案者は、上司在庁の際、その文書を後閲に供さなければならない。
(機密又は緊急事案の特例)
第26条 機密又は緊急を要する文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらずに便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
(廃案した場合等の処置)
第27条 起案者が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は中途で廃案となったときは、合議した課長に再び合議しなければならない。
2 決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)を廃止し、又は施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付けて回議順序に従って上司の承認を受けなければならない。
(未処理文書の調査)
第28条 文書取扱主任は、文書収発簿に記載された文書で、記載後1月を過ぎてもなお未処理であるものについて調査し、担当者に速やかに処理するよう指示しなければならない。
(決裁文書の取扱い)
第29条 決裁文書は、第21条に規定する決裁区分に従い、決裁印を押印しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(決裁文書の浄書)
第30条 決裁文書で浄書を要するものは、主管課において浄書しなければならない。
2 決裁文書と浄書した文書との照合は、確実に行わなければならない。
(文書の記号及び番号)
第31条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号及び文書番号を付けることを要しないように様式が定められている文書
(8) 法令の規定によって所定の様式に記載することが定められている文書
(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号を付ける必要がないと総務課長が認めた文書
2 前項の文書記号は、「島消組」の3字の次に主管の課名の頭文字1字の4字を配置する。この場合において当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字を付けるものとする。
3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号を付けるものとする。
(例規文書の取扱い)
第32条 条例、規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「島尻消防組合条例」、「島尻消防組合規則」、「島尻消防組合告示」及び「島尻消防組合訓令」とし、それらの番号は、総務課に備える法令整理簿の番号とする。
(発信者名)
第33条 発送文書は、すべて管理者名をもって処理する。ただし、軽易な事項については、消防組合、消防長、署長及び課長名で処理することができる。
2 庁内各課、相互間に往復する文書は、原則として職名を用いる。
(公印及び契印の押印)
第34条 浄書した発送文書には、島尻消防組合の公印に関する規程(昭和51年訓令第2号)の定めるところにより、公印を押し契印で原議書と割印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印を省略することができる。
2 契約書その他で、とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に公印で割印しなければならない。
(電子署名)
第35条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送する文書については、電子文書取扱主任が電子署名を付与しなければならない。ただし、軽易なものについては電子署名を省略することができる。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務課長が定める。
3 文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁文書を添えて、電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
4 電子文書取扱主任は、前項の規定により請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。
(文書の発送及び発信)
第36条 文書の発送は、総務課において行うものとする。ただし、使送を必要とするもの又は定例若しくは軽易なものは、主管課において発送することができる。
2 主管課においては、次により発送手続を行わなければならない。
(1) 封筒にあて先の住所、氏名及び郵便番号を明記し、発信者欄に必要な事項を記入すること。
(2) 親展文書は、封筒に「秘」の印を押し、他見にふれないようにすること。
(3) 金券、小包等は、発送に適する処置をとること。
3 郵送は、原則として料金後納郵便物差出票を用いて処理するものとする。ただし、これにより難いときは、この限りでない。
4 郵便切手又は郵便葉書(郵便法第21条の郵便葉書をいう。以下同じ。)を使用して発送する場合は、切手はがき受払簿に所要事項を記載して行うものとする。
5 郵送によらないで文書を直接当該関係者に交付するときは、文書収発簿にその旨を記入しなければならない。
6 情報処理システムによる送信の場合で、その電磁的記録を本組合が作成したものであること及び内容の改変が行われていないことの証明を要するものである場合には、それらが証明された場合に限り情報処理システムにより行うことができる。
7 ファクシミリ及び電子メールによる発信は、別に定めるところにより、各課において行うものとする。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第37条 総合行政ネットワーク文書交換システムによる文書の送信は、電子文書取扱主任が行うものとする。この場合において、当該送信は、文書の発送とみなす。
2 総合行政ネットワーク文書の送信を行うために必要な手続その他の事項は、総務課長が定める。
(施行年月日の記入)
第38条 文書を施行したときは、起案者において起案用紙の所定欄に施行年月日を記入しなければならない。
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理)
第39条 文書は、常に整然と整理し、必要なときは直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等に対する予防の措置をとらなければならない。
(ファイリング表)
第40条 文書取扱主任は、毎年4月末日までに、課においてファイリングする文書についてファイリング表を2部作成するものとし、課長はその1部を保管し、他の1部を総務課長へ提出しなければならない。
2 前項の規定により主管課において保管するファイリング表には、文書取扱主任において当該年度の記載事項の変更を記録するもとし、課長は変更の都度これを総務課長に届け出なければならない。
(ファイリング表の精査)
第41条 総務課長は、前条の規定により提出されたファイリング表について、その記載事項の適否を精査しなければならない。
(保管用具)
第42条 文書の整理及び保管には、フォルダー、ファイル・ボックス、キャビネット等ファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適切な文書については、書棚、書架等それぞれ適切な用具を使用することができる。
(保管場所)
第43条 文書は、執務中を除き、一定の定められた場所に保管しなければならない。
2 文書が完結したときは、速やかにファイリング表の分類に従って個別フォルダーに納め、所定の位置に保管しなければならない。
3 未完結文書は、事務担当者別の懸案フォルダーに納め、退庁時に所定の位置に保管しなければならない。
4 秘密文書については、特定の場所に施錠して保管しなければならない。
(完結文書の編集及び製本)
第44条 完結文書は、次に定めるところにより、主管課長の指示に従い文書取扱主任及び各担当者が編集し、製本しなければならない。
(1) 会計年度ごとに編集すること。ただし、例規文書については、暦年ごとに編集すること。
(2) 完結文書は、文書種目表の号種別及び別に定める種目別に区別し完結年月日の古いものを最上位にして月日順に編集し、同一事案の文書については初回の原議書を上位におき、他は往復月日順にその下に編集すること。
(3) 事件が2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付に属する年度に編集すること。
(4) 事件が数種目に関係のあるものは最も関係の深い類目に編集し、他の関係類目にその旨を記載すること。
(5) 索引目次を付けること。
(7) 紙数の関係で2年以上を1冊に編集することができる。この場合年度の区分を明らかにするため、区分紙を入れること。
(8) 簿冊の規格は原則A4判で、厚さは約10センチメートル以内を標準とし、これを超える場合は分冊する。ただし、表及び帳票等においてはこの限りではない。
(9) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、適宜、紙袋等に入れて整理し、関係文書にその旨を記載すること。
(保存年限)
第45条 文書の保存年限は次の5種とし、その詳細は文書種目表の定めるところによる。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
3 主管課長は、文書の種別又は類目等を変更しようとするときは、総務課長と合議しなければならない。
4 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議してその種別を定めるものとする。
(分類基準)
第46条 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例、規則その他例規等の原議文書
(2) 重要な事業計画及び実施に関する書類
(3) 組合史の資料となる重要書類
(4) 議会の会議録、議決書等重要書類
(5) 政府の令達その他で特に重要な書類
(6) 訴訟及び異議の申立てに関する書類
(7) 重要な契約書
(8) 任免賞罰に関する重要書類
(9) 財産、公の施設及び組合債に関する重要書類
(10) 隣接消防との分合及び境界変更に関する書類
(11) 事務引継に関する重要書類
(12) その他重要で永年保存の必要があると認める書類
2 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 金銭の支払に関する証拠書類
(2) 行政執行上必要な統計資料に関する書類
(3) その他10年保存の必要があると認める書類
3 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の施策に関する書類
(2) 行政執行上参考となる統計資料に関する書類
(3) 各種公課に関する書類
(4) 金銭出納に関する書類
(5) その他5年保存の必要があると認める書類
4 第4種に属するものは、第1種、第2種及び第3種に属しないもので3年保存の必要があると認める書類
5 第5種に属するものは、第1種、第2種、第3種及び第4種に属しないもので1年保存の必要があると認める書類
(保存年限の始期)
第47条 文書の保存年限は、完結の翌年度4月1日から例規に関するものは完結の翌年1月1日から起算する。
(保管)
第48条 編集された文書は、課において完結の翌年度3月31日まで、例規に関するものは、完結の翌年12月31日まで保管しなければならない。
2 前項の保管期間は、保存年限に算入する。
(保管文書の引継ぎ)
第49条 主管課長は、保管を終えた簿冊を毎年6月30日(暦年度編集の簿冊にあっては2月末日)までに引継簿冊目録を作成して総務課長に引き継がなければならない。ただし、第5種に属するものは、主管課長が即時廃棄することができる。この場合においては、廃棄文書目録を総務課長に送付しなければならない。
2 総務課長は、前項により引継ぎ又は送付を受けたときは、文書簿冊台帳を作成又は更新しなければならない。
3 秘密文書その他事務処理上特に必要な完結文書を含む簿冊は、前項の規定にかかわらずその必要とする期間に限り、主管課長が保管することができる。この場合においては、保管簿冊通知書を総務課長へ送付しなければならない。
4 主管課長は、前項に規定する期間を経過したときは、直ちに当該簿冊を総務課長に引き継がなければならない。
5 総務課長は、引継ぎを受けた簿冊(以下「保存文書」という。)を審査し、編集製本に当を得ないもの又はその内容に不備な点があるものは、主管課長にその補正を求めなければならない。
6 主管課長は、前項の規定により引継ぎを受けた保存文書に不備がないと認めた場合、又は不備を補正した場合は、保存文書を直ちに総務課長へ引き継がなければならない。
(書庫)
第50条 保存文書は、書庫に整然と収蔵しなければならない。
2 保存文書の保存は、課別とし、年度、号、種別及び類目別に整理しなければならない。
3 書庫は、総務課長が主管する。
(借覧)
第51条 保管文書を借覧しようとする職員は、文書借覧簿に必要事項を記入し、総務課長に請求しなければならない。
2 保存文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、他の官公署等から請求があった場合で、総務課長が必要であると認めたときは、この限りでない。
3 借覧期間は7日以内とする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
4 借覧期間中であっても総務課長は、必要があると認めるときは、いつでもその返還を求めることができる。
5 借覧文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、増訂、訂正又は借覧者以外への貸与をしてはならない。
6 借覧を受けた職員は、借覧文書を損傷又は紛失したとき、その他借覧文書に異状を認めたときは、直ちに総務課長に届け出てその指示を受けなければならない。
(保存文書の廃棄)
第52条 総務課長は、保存期間の満了した文書を、廃棄年月日に従って、消去、焼却、裁断、溶解等の方法によりこれを廃棄するものとする。
2 保存期間が満了した文書であって、当該文書に係る事務が継続していること、その他特別の事由により引き続き保存する必要がある文書で、主管課長からの協議に基づき総務課長が必要と認めたものは、その保存期間を延長することができる。
(1) 現に、監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が修了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が完結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 島尻消防組合情報公開条例(平成26年条例第1号。以下「情報公開条例」という。)第6条第1項に規定する公開請求があったもの 情報公開条例第9条第1項又は第2項に規定する公開決定又は非公開決定があった日の翌日から起算して1年間
4 主管課長は、文書を廃棄しようとするときは、当該文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。
6 前項の規定により文書を廃棄した場合における当該文書に係る総合文書管理システムに記録した文書管理事項は、起案文書を廃棄する際に、総合文書管理システムから削除するものとする。
7 主管課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、当該文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書等に非公開情報が記録されているときは、当該非公開情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。
8 電子文書の廃棄は、原則として電磁的消去で行うものとする。
第6章 電子メール及びファクシミリの利用に関する特例
(電子メール及びファクシミリの利用)
第53条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受にかかわるものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メール及びファクシミリ(以下「電子メール等」という。)を利用することができる。
(対象機関)
第55条 前条の文書の相手は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メール等を利用して施行することについて同意を得た機関とする。
(施行)
第56条 電子メール等を利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第57条 電子メール等の利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書により処理する必要があるものは速やかに総合文書管理システムに記録するものとする。
(起案)
第58条 電子メール等を利用する文書には、起案書要旨の施行方法の欄に電子メール等で施行する旨を記載し、決裁を受けなければならない。
第7章 秘密文書の処理
(秘密文書の指定及び表示)
第59条 主管課長は、その所管する課の文書について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書を秘密の取扱いをする必要がある文書(以下「秘密文書」という。)として、指定をするものとする。
2 秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものであること又は当該時期を限るものであることを明示するものとする。
(秘密文書の取扱い)
第61条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。
2 秘密文書を保持したPCあるいは電子媒体は、原則部外に持ち出してはならない。ただし、主管課長の許可を受けた場合はその限りではない。
3 秘密文書を保持したPCあるいは電子媒体を部外に持ち出す場合は、常に携帯するなど置き忘れや置き引きされないよう注意しなければならない。
(秘密文書の作成、配布等)
第62条 秘密文書の作成及び配布に際しては必要最小限にとどめ、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。
2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を得るものとする。
3 前項の規定により主管課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
(秘密文書の保管)
第63条 秘密文書の保管は、主管課長が行い、秘密の保持に努めなければならない。
2 主管課長は、秘密文書が電子文書以外である場合には、他の文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管し、その秘密の保持に努めるものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。
3 電子文書で作成した秘密文書をファイルサーバシステム及びPC等へ登録を行うときは、ファイル自体にアクセス制限ツールを使いアクセス権を設定すること。また、閲覧者の範囲限定、改ざんの防止、部外への転送等持ち出し防止、印刷の禁止等必要なアクセス権限の設定をしなければならない。
4 その目的が完了し、保存の必要がなくなった秘密文書は、ファイルサーバシステム内及びPC内から速やかに削除しなければならない。
5 秘密文書を保持した媒体の廃棄は、主管課長の立会いの上、読取不能な状態にして廃棄する。ただし、この方法をとることができない場合は、主管課長の指示する方法により廃棄する。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、島尻消防組合文書整理保存規程(平成5年規程第2号)の規定に基づき保存年限を定められた文書は、それぞれこの訓令に基づき保存年限を定められたものとみなす。
(島尻消防組合文書整理保存規程の廃止)
3 島尻消防組合文書整理保存規程(平成5年規程第2号)は、廃止する。
附則(令和4年訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
